66,7 % Steigerung der Lead-to-Sale-Quote durch strukturierte Touchpoints und Pipeline-Optimierung
Studypacker ermöglicht Studierenden, online zu studieren und parallel zu reisen. Um aus Anfragen verlässlich Abschlüsse zu machen, haben wir Discovery Calls und Studienberatung als feste Zwischenstufen eingeführt und das CRM mit Uni-Pipelines sauber strukturiert. Vorher fehlten Commitment und Tracking, danach lief ein klarer Prozess mit höherer Lead-to-Sale-Conversion.
Kurzfassung
Ausgangslage: Bei Studypacker kamen Leads rein, wurden aber oft zu früh weitergereicht und anschließend hauptsächlich über Nurturing bearbeitet. Es fehlten klare Zwischenstufen zur Qualifizierung und zum Commitment-Aufbau. Die Lead-to-Sale-Conversion lag bei ca. 12%.
Umsetzung: Wir haben den Prozess neu aufgesetzt und Discovery Calls plus Studienberatungsgespräche als zusätzliche persönliche Touchpoints integriert. Parallel wurde das CRM professionalisiert (separate Uni-Pipelines, Stufenlogik, Regeln, Tracking). Das vorherige CRM-System erfüllte die Anforderungen der Integrationen und Automationen nicht ausreichend.
Ergebnis: Die Lead-to-Sale-Conversion stieg auf 20 % (+8 Prozentpunkte, +66,7 % relativ). Zusätzlich sorgte das Set-up für bessere Nachverfolgbarkeit, weniger verlorene Leads und eine planbare Optimierung je Uni-Pipeline.
Ausgangslage
Studypacker hatte grundsätzlich Lead-Volumen, aber die Conversion in Abschlüsse war ausbaufähig. Der Funnel hatte eine Lücke:
Leads wurden frühzeitig an die Unis/Partner weitergegeben, obwohl viele noch nicht „warm genug“ waren
Danach lief überwiegend Nurturing, aber ohne klaren Qualifizierungspunkt
Zu wenige persönliche Touchpoints führten zu geringem Commitment
CRM-seitig fehlte die saubere Abbildung unterschiedlicher Prozesse der Partner-Unis, wodurch Tracking und Optimierung schwer waren
Ziel
Ein Prozess, der zuverlässig aus Leads Abschlüsse macht mit klarer Logik: Lead → Qualifizierung → Call → Beratung → Weitergabe an Uni → Abschluss und transparentem Tracking pro Uni/Partner-Route.
Lösung
Ein kombiniertes Setup aus Prozessbegleitung + CRM-Struktur. Fokus war nicht „Tool wechseln“, sondern eine Vertriebsmaschine mit messbaren Stufen, die Commitment systematisch aufbaut.
Kernelemente:
Zwischenschritt etablieren: Discovery Calls + Studienberatung als Standard im Funnel
Uni-Pipeline-Aufbau: saubere Stufen, Regeln, Pflichtinfos, Übergaben
Tracking & Optimierungsroutine: sichtbar machen, wo Conversion entsteht und wo nicht
Umsetzung
Discovery Calls als Qualifizierungs-Layer
Klarer Erstkontakt, Erwartungsmanagement, Passungsprüfung
Ziel: „kalte“ Leads nicht einfach weiterreichen, sondern vorqualifizieren und Commitment erhöhen
Studienberatungsgespräche als Commitment-Step
Mehr Kontext, mehr Vertrauen, klare Entscheidungsgrundlage
Zusätzlicher Touchpoint, der Conversion erfahrungsgemäß stark beeinflusst
CRM-Setup mit Uni-Pipelines & Regeln
Separate Pipeline für Unis ermöglicht sauberes Tracking
Stufenlogik + verpflichtende nächste Schritte (nichts bleibt „liegen“)
Reporting: Conversion je Stufe und je Pipeline nachvollziehbar
Ergebnis
Lead-to-Sale-Conversion: von 12 % auf 20 %
+8 Prozentpunkte Verbesserung (+66,7 % relativ)
Mehr Abschlüsse bei gleichem Lead-Input, weil die „kritische Mitte“ (Quali + Beratung) geschlossen wurde
Weniger verlorene Leads, weil jeder Lead einen nächsten Schritt hat
Mehr Transparenz im Funnel (pro Uni/Partner)
Besseres Team-Alignment, weil Prozess & Verantwortlichkeiten klar sind
Optimierung wird planbar: Man sieht, wo die Conversion steigt oder fällt
Warum das funktioniert hat
Weil nicht nur Leads bearbeitet wurden, sondern ein System entstand, das Leads aktiv Richtung Entscheidung führt: Mehr persönliche Touchpoints + klare Qualifizierung + sauberes Tracking = mehr Commitment und mehr Abschlüsse.
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